籌辦指南-三個月內花七天搞定婚禮-5

安排一場戶外婚禮大致可分六個工作部門： 招待， 場佈，總務， 音樂， 攝影及機動組。要想確保活動順暢進行，每一小組最好要有獨立可以負責，應變，下決定的小組長。婚禮與一般活動最不同的地方是籌辦負責人往往是新人， 但活動當天是幾乎不可能有接電話或溝通協調事宜的機會。因此一定要把工作交辦下去， 負責內容清楚明白， 才能避免當天的混亂。而且活動當日一定會出現預料外的情況， 理想的情況是不經過新人就要處理好。

打雜小妹參與的幾次婚禮會出差池往往是新娘把全部事情都握在手中， 所有決策都要經過那一關， 但當天最沒時間的大概也是新娘自己， 以致問題發生沒有可以做主的人，混亂不過是其中問題之一， 最後還搞得自己心情很糟， 或是完全沒有享受到自己婚禮的過程， 累得像狗忙得像無頭蒼蠅， 此外因為什麼事都要自己決定，新郎或家長完全不了解情況， 無法應變，更加火大，超級慘。

幾次之後， 最大的心得是 "請把辦婚禮當成正式辦活動， 權力下放， 精確分工， 團隊合作。" 這樣才有可能把這動輒幾百人參與的活動辦好。 預設情況為在自己完全不能接電話也要有人能解決，類似像找不到會場地點，或不確定時間，找不到戒指，遲到，或一些想像不到的問題， 預先安排可以應變的人手或討論清楚責任分配。 

找到可靠的總招待及小組長， 這件活動就己成功七八成。與其列出滿滿十幾張紙的注意事項, 抱著現場這麼多人, 總是會有人能自動自發把事情確認完成的心態是一切災難的開端, 旁觀者效應只會導致責任分散. , 

打雜小妹三生有幸身邊的老同學朋友均是辦活動的將才且經驗豐富, 就特質來看，大致上可略為分類如下：

冷靜鎮定， 果決有領導力， 能夠同時處理多項工作的人， 務必求來當總招待。這裡總招角色如同後台總管，找一個好總管， 新人當天很多事都可以不用管。

口條清晰, 反應快, 腦筋清楚, 認識大部份親友, 對新人有相當的認識, 不會老講一些老掉牙的賀詞, 這類人才可拜求出山當司儀。

美感超群，執行力強，注重小節， 追求完美，協調力及機動力高的人才， 千萬要請來坐鎮場佈，場地氛圍是戶外儀式照片的美麗的第一步，缺乏這一步， 其餘免談。

接下來兩組完全在考新人的人脈有多深，因為只有專業人士能勝任，身邊現成有人選的可能性不高。

現場音樂絕對是百分之百完敗播放音樂，不論是音質， 氣氛， 又或是藝術性。試想把一部好電影的配樂抽掉， 便可明白音樂的重要性。團隊內必需有一位現場演出的硬體專家， 搭配專業演奏者。如此一來， 當天便可放心把音樂交給專家，現場就會氣氛美音樂佳。

攝影組與樂團組同一個道理，只能交給專業人士，事前勤加溝通， 才不會照出來照片千篇一律，沒有特色， 又或與想像不符。如果又要照相又要錄影，也務必分開找專業人員負責。

當天缺乏行動力的新娘務必要在身邊留一位機動人員，才能應付想像不到的情況。

新祕好的通常搶手到難以想像的地步，行程排到一年後，所謂好新祕未必是能化腐朽為神奇，而是事前仔細溝通，能在高壓情況下， 安撫新人，注意細節。多多打聽，立刻下定，稍加猶豫， 有可能後悔莫及。